Acht Seiten Papier pro Schüler für die Einverständniserklärungen zur Nutzung der Schul-Cloud? Das erschien uns nicht sehr zeitgemäß für ein Digitalprojekt.

Seit dieser Woche ist es unseren Lehrern endlich möglich, im Rahmen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die Einverständniserklärungen von Schülern und Eltern online einzuholen.

Was als einfache Bitte unserer Nutzer nach einem Online-Formular begann, entwickelte sich zu einem der größten Teilprojekte in der noch jungen Geschichte der HPI Schul-Cloud. Schlussendlich hat das Entwicklerteam alle Registrierungsprozesse und nahezu den gesamten Verwaltungsbereich überarbeitet.

Wozu müssen unsere Nutzer überhaupt ihr Einverständnis erklären?

Neben dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen, wie man es von anderen Online-Diensten gewohnt ist, benötigen wir folgende Einverständniserklärungen von unseren Nutzern:

  • Verarbeitung von Nutzerdaten: Um die Nutzung der Schul-Cloud zu ermöglichen, ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Dies erfolgt ausschließlich entsprechend hoher gesetzlicher Datenschutz-Anforderungen. Das HPI verarbeitet nur die Daten, deren Erhebung unbedingt erforderlich ist und sorgt dafür, dass sie nicht in unbefugte Hände geraten
  • wissenschaftliche Auswertung: Die HPI Schul-Cloud wird von einem Forschungsprojekt begleitet, das der Optimierung des Lernerlebnisses in der Schul-Cloud dient. Im Rahmen dessen werden Nutzungsdaten anonymisiert ausgewertet
  • Pseudonymisierung gegenüber Inhalteanbietern: Nutzernamen werden nicht an integrierte Drittanbieter weitergegeben. Sollte eine Wiedererkennung nötig sein, z.B. für individuelle Aufgabenstellungen, geschieht dies zum Schutz der Nutzeridentität auf Basis eines Pseudonyms. Die Nutzerdaten bleiben sicher im Kernbereich der Schul-Cloud



Besondere Herausforderungen

Bei der Registrierung für gängige Online-Dienste ist es ganz einfach: Man bestätigt am Ende die Nutzungsbedingungen, und wenn man zu jung ist, darf man den Dienst nicht nutzen. Nutzung erst ab 16 oder gar 18? Das war natürlich für uns keine Option.

Die Schul-Cloud bedient nun folgende Szenarien:

  • Für Schüler unter 14 Jahren reicht die Einwilligung eines Elternteils/Erziehungsberechtigten
  • Schüler ab 18 Jahren können eigenständig einwilligen
  • Für Schüler zwischen 14 und 18 Jahren benötigen wir zuerst die Einwilligung eines Elternteils und beim ersten Login die Einwilligung des Schülers

Aus der Einwilligungserklärung der Eltern ergab sich die nächste Hürde: Nicht jeder Lehrer kennt die E-Mail-Adressen aller Eltern, um sie gezielt für die Einwilligung anzuschreiben.

Deswegen erfolgt die Registrierung in der HPI Schul-Cloud für Schüler und deren Eltern über einen Einladungslink. Der Klassenlehrer kann diesen Link digital verteilen oder sich einen A4-Bogen mit Links in Klassenstärke und dazugehörigen QR-Codes ausdrucken, in einzelne Teile auseinander schneiden und diese bequem auf der nächsten Elternversammlung verteilen oder ins Hausaufgabenheft bzw. in die Postmappe packen.

Dazu kamen noch viele weitere Fragen: Wie verifizieren wir die E-Mail-Adresse der Eltern? Was passiert, wenn ein Schüler 14 Jahre alt wird? Wie sorgen wir dafür, dass ein Achtklässler sich selbst keinen Quatsch-Usernamen geben kann? Wie gehen wir mit Schülern um, die ständig ihr Passwort vergessen?

Kurz gesagt: Wie setzt man einen Einwilligungsprozess datenschutzrechtlich sauber um, so dass er trotzdem noch schulalltagstauglich bleibt und die bestehenden Nutzer nach Livegang des Features die HPI Schul-Cloud weiterhin aufrufen können?

So funktioniert die Einwilligungserklärung in der HPI Schul-Cloud

Nach mehreren Feedbackschleifen mit Nutzern, Rechtsexperten und Entwicklern denken wir, dass wir eine gute Lösung gefunden haben. Folgende Infografik veranschaulicht die verschiedenen Szenarien:

Wir haben unsere Pilotschulen über verschiedene Aspekte der Änderungen informiert und nutzen unseren neu geschaffenen Wiki-Bereich, um detaillierte Informationen zur Einwilligungserklärung bereitzustellen.

Nächste Schritte und Feedback

Lehrer und Administratoren müssen ebenfalls ihre Einwilligung zur Nutzung der Schul-Cloud erklären. Auch das geschieht bisher auf dem Papierweg. Nachdem wir mit der Einwilligung für Schüler so schnell wie möglich live gegangen sind, um nah am Schuljahresbeginn dran zu sein, arbeiten unsere Entwickler im nächsten Schritt an der Umsetzung für das Lehr- und Verwaltungspersonal. Ein Glück, dass man deren Eltern nicht auch noch kontaktieren muss. Danach passen wir den Import von Schülerdaten (beispielsweise per csv) an die neuen Workflows an und setzen weitere Optimierungen rund um den Registrierungsprozess um.

Deshalb – wir freuen uns auf Ihr Feedback:

  • Schreiben Sie uns eine E-Mail an feedback@schul-cloud.org
  • Rufen Sie ihre gewohnten Ansprechpartner an
  • Senden Sie direkt in der Schul-Cloud nach Klick auf den Hilfe-Button oben rechts eine User Story oder einen Bug ab (Wichtig: Ihr Schul-Admin muss diese im Adminbereich der Schul-Cloud sichten und an das HPI weiterleiten)
  • oder registrieren Sie sich in unserem Ticketsystem, um direkt mit dem Entwicklungsteam Kontakt aufzunehmen

Das Projekt HPI Schul-Cloud lebt von Feedback aus der Praxis. Nur gemeinsam mit unseren Nutzern können wir ein Werkzeug schaffen, dass dem komplexen Schulalltag gerecht wird. Danke an alle, die uns bei der Entwicklung der digitalen Einverständniserklärung unterstützt haben!

P.S.: Und wer jetzt wirklich immer noch acht Seiten pro Schüler ausdrucke, unterzeichnen lassen und der Abgabe hinterherrennen will, kann das auch selbstverständlich weiterhin tun…


Hinweise der Redaktion
Bildnachweise: HPI/O. Puck, HPI/K. Kaiser
Sprachlicher Hinweis: Es sind stets Personen männlichen und weiblichen Geschlechts gleichermaßen gemeint; aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird an dieser Stelle nur die männliche Form verwendet.